Informatiebeveiliging en privacy
De gemeente wil een betrouwbare partner zijn voor inwoners en bedrijven. Wij gaan daarom zorgvuldig om met gegevens van inwoners en organisaties. Dat is ook belangrijk nu we steeds vaker werken met digitale informatie. Digitale informatie is eenvoudig te kopiëren en te verspreiden. Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in verkeerde handen valt, is aandacht nodig voor de beveiliging van informatie. Daarom zijn er landelijke veiligheidseisen opgesteld, de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Onze gemeente moet aan deze veiligheidseisen voldoen. Ze gaan bijvoorbeeld over de beveiliging van informatiesystemen, maar ook over de toegang tot het gemeentehuis.

Vanaf juli 2017 moeten gemeenten volgens een nieuwe methode jaarlijks verantwoording afleggen over de informatiebeveiliging. Dit doen zij aan de gemeenteraad en aan het rijk. Deze methode heet ENSIA. Het doel van ENSIA is dat beter gecontroleerd kan worden of de gemeente informatiebeveiliging op orde heeft. En om tegelijkertijd de verantwoordingslast voor gemeenten te beperken. De verantwoording richt zich op de normenkaders van BIG, DigiD, BAG, BGT, BRP, PUN en SUWI. De gemeente is al vanaf medio 2017 aan de slag met ENSIA. Onze inzet is dat we blijven voldoen aan de eisen voor deze normenkaders.

De gemeente moet ook aan privacywetgeving voldoen. Er komt een nieuwe privacywet. Deze heet de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gaat in op 25 mei 2018. Deze wet vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De wet zal inwoners meer mogelijkheden geven. Bijvoorbeeld om te bepalen welke gegevens de gemeente namens hen mag gebruiken en op welke wijze. Ook verplicht de wet gemeenten om een Functionaris Gegevensbescherming te benoemen. Deze functionaris gaat toezicht houden op de naleving van de wet door de gemeente. De gemeente moet er voor zorgen dat de werkafspraken en processen op de nieuwe wet voorbereid zijn wanneer deze in werking treedt.

Onze gemeente heeft in mei 2016 een projectorganisatie opgericht om te voldoen aan de wetgeving en richtlijnen voor informatiebeveiliging en privacy. Deze projectorganisatie werkt aan het voldoen aan de BIG, ENSIA en AVG. Er wordt ook gewerkt aan bewustwording bij de medewerkers van onze organisatie. In 2018 zal de projectorganisatie haar werkzaamheden overdragen aan de interne organisatie. In samenwerking met Beuningen en Heumen wordt deze interne organisatie ingericht binnen het samenwerkingsverband BHBD (Beuningen, Heumen en Berg en Dal). Met de drie gemeenten geven wij invulling aan de functies Chief Information Security Officer (CISO), Information Security Officer (ISO) en Functionaris Gegevensbescherming (FG).

Stand van zaken Voorjaarsnota 2018

Onze gemeente heeft zich in het voorjaar van 2018 voornamelijk gericht op het voldoen aan de verantwoordingsmethode ENSIA en de voorbereiding op de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). We werken ook continu aan bewustwording bij de medewerkers van onze organisatie. In het voorjaar van 2018 draagt de projectorganisatie voor informatiebeveiliging en privacy haar taken over aan vaste medewerkers die zijn aangesteld door de gemeente. Deze medewerkers gaan hun taken uitvoeren voor de gemeenten Berg en Dal, Heumen en Beuningen. Op deze wijze is er meer kennis en tijd beschikbaar om de taken goed uit te kunnen voeren. ​

Documentaire informatie voorziening (DIV)
Het hebben en het snel kunnen delen van informatie is belangrijk voor onze (interne en externe) dienstverlening. We doen er veel aan om goede informatie beschikbaar te hebben en om deze informatie op een goede manier te beheren en te archiveren. Dat gebeurt nog steeds met analoge én digitale dossiers. Maar steeds vaker gaat het om digitale informatie.

In de landelijke Archiefregeling staat dat het beheer van het archief moet voldoen aan bepaalde eisen. Bijvoorbeeld dat informatie toegankelijk, vindbaar, uitwisselbaar, authentiek, betrouwbaar, volledig en integer hoort te zijn. Op dit gebied zijn in 2015 uit een nulmeting een aantal tekortkomingen gesignaleerd. Deze zijn vertaald in een actieplan. In 2018 gaan we verder met het uitvoeren van de actiepunten. Er is dan ook een ‘kwaliteitsmedewerker’ DIV benoemd die zich volledig kan richten op het inrichten en uitvoeren van een kwaliteitssysteem voor DIV.

In 2018 zijn alle bouw- en milieuvergunningen (van 1900 tot heden) digitaal beschikbaar en voor iedereen raadpleegbaar via onze website.

We blijven samenwerken met het Regionaal Archief Nijmegen. In 2018 evalueren we deze samenwerking. We betrekken daarbij het gegeven dat in het gemeentekantoor meer archiefruimte beschikbaar komt vanwege digitalisering en vernietiging van analoge dossiers.

Stand van zaken Voorjaarsnota 2018

Medio 2018 is het beleidsplan 2018-2020 DIV gereed. Daarin staan duidelijk de kaders, ontwikkelingen en doelstellingen voor het documentair informatiebeheer binnen de gemeente Berg en Dal. Dit beleidsplan is opgesteld vanuit de dienstverlening aan de klant, maar gaat ook om het voldoen aan wettelijke eisen, zoals de Archiefwet.

Er komen steeds meer digitaliseringsverzoeken vanuit de organisaties in de gemeente Berg en Dal. Zij hebben veel papieren archieven, foto’s en films. Vaak zitten deze in ordners en soms zelfs in schoenendozen. De organisaties hebben steeds meer de behoefte om hun materiaal digitaal te bewaren en  beschikbaar te stellen aan het publiek. Hun vraag is dan ook of de gemeente één platform kan faciliteren om deze historische documenten te  digitaliseren, bewaren en te tonen. Dan kunnen inwoners vanuit thuis onze historie bekijken. Dit onderzoeken we in 2018.

In 2018 zijn alle bouw- en milieuvergunningen (van 1900 tot heden) digitaal beschikbaar en voor iedereen raadpleegbaar via onze website. Ook zijn deze beschikbaar bij de ODRN. Daarmee zetten we een belangrijke stap naar een goede dienstverlening aan de inwoner van Berg en Dal.

Gegevensbeheer
De gemeente beheert een aantal belangrijke basisregistraties. In een basisregistratie is een set van gegevens opgenomen, die op een betrouwbare en veilige manier kunnen worden ingezien. Voorbeelden zijn de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), de Basisregistratie Kadaster (BRK) en het Handelsregister (KvK). Veel van de verschillende basisregistraties zijn onderling gekoppeld. Dit maakt het mogelijk om gegevens eenvoudiger te beheren en uitwisselen tussen gemeenten en andere overheidsinstanties in Nederland. Het koppelen van de basisregistraties heeft langer geduurd dan verwacht. In 2018 gaan we de koppelingen van onze interne systemen verbeteren en het binnengemeentelijk gebruik van de gegevens verder faciliteren.

Met ingang van 1 juli 2018 gaat de Wet BAG veranderen (BAG 2.0). Processen worden meer afgestemd op de BGT en systeemtechnisch vinden er ook een aantal wijzigingen plaats. We moeten werkprocessen hierdoor aanpassen. Naast het gebruik van gegevens zal het stimuleren van “terug melden” verder worden uitgewerkt. Het doel hiervan is kwaliteitsverbetering van de verschillende basisregistraties.

Stand van zaken Voorjaarsnota 2018

Er is een start gemaakt met de kwaliteitsverbetering van de gebruiksoppervlakten die in de BAG zijn geregistreerd. Dit project voeren we gezamenlijk met belastingkantoor Munitax uit en zullen we begin 2020 afronden. De systeemtechnische veranderingen worden in 2019 doorgevoerd.

Een van de koppelingen die we gaan leggen is tussen de BGT en de applicatie van Openbare Ruimte. Door deze koppeling maken we herhaaldelijk tekenwerk overbodig en borgen we dat iedereen binnen de gemeente uit dezelfde informatiebron werkt.